英語でスケジュール調整・アポ取りのフレーズ
英語で日程を調整しアポを取る・変更・確認するフレーズを例文つきで解説。丁寧表現とカジュアル表現の使い分けも紹介します。
英語のアポ取りは、決まったフレーズさえ覚えれば怖くありません。この記事では日程調整・変更・確認の場面別フレーズを、丁寧度の使い分けとともに例文で紹介します。読み終える頃には、メールでもチャットでも自信を持って予定を組めるようになります。
まずアポを打診するフレーズ
最初の一歩は、相手に候補日を尋ねて都合を確認することです。フォーマルな相手ほど間接的で丁寧な言い回しを選びます。
- Would you be available for a meeting next week?(来週、お打ち合わせのお時間はございますか)
- Could we schedule a call sometime this week?(今週、電話でお話しできる日程を組めますでしょうか)
- Are you free on Thursday afternoon?(木曜の午後は空いていますか)
上2つは取引先や上司向けの丁寧表現、3つ目は同僚向けの少しカジュアルな表現です。相手との距離感で選び分けてください。日程調整はメールで始めることも多いため、依頼・お願いのビジネス英語メール【例文】の型もあわせて確認すると安心です。
候補日を提示する・返答するフレーズ
自分から候補を出すと調整がスムーズに進みます。相手に選んでもらう形にすると、丁寧かつ効率的です。
- I’m available on Monday or Wednesday. Which works better for you?(月曜か水曜が空いています。どちらがご都合よろしいですか)
- How about 3 p.m. on Tuesday?(火曜の午後3時はいかがでしょうか)
- That time works for me.(その時間で問題ありません)
- Unfortunately, I have a conflict then.(あいにく、その時間は別件が入っております)
「works for me(私は大丈夫です)」は丁寧でもカジュアルでも使える万能表現です。断る際の「conflict(予定の重複)」は角が立たない便利な言い方です。
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日程を変更・キャンセルするフレーズ
予定変更は謝意を添えるのが基本です。まず一言お詫びを述べてから、代替案を出すと印象がよくなります。
- I’m sorry, but I need to reschedule our meeting.(申し訳ありませんが、打ち合わせの日程を変更させてください)
- Could we push it back to next week?(来週に延ばしていただけますか)
- Would it be possible to move our call to Friday?(電話を金曜に動かすことは可能でしょうか)
- Something came up, so I have to cancel.(急な用事ができたため、キャンセルせざるを得ません)
「push it back(後ろ倒しにする)」「move(動かす)」はどちらも変更の定番です。キャンセル時は必ず理由と再調整の意思を添えると、信頼を損ないません。
確認・リマインドのフレーズ
約束の直前には、日時を再確認しておくと行き違いを防げます。丁寧に念押しするのがビジネスの作法です。
- Just to confirm, we’re meeting at 10 a.m. on Monday, right?(確認ですが、月曜の午前10時にお会いする予定でよろしいですね)
- I’m looking forward to our meeting tomorrow.(明日のお打ち合わせを楽しみにしております)
- This is a quick reminder about our call today.(本日の電話について、念のためのご連絡です)
チャットでは「See you at 3!(3時にね)」のようなカジュアルな一言も使えますが、これは同僚や親しい相手に限ります。取引先には避けてください。電話で確認する場面が多い方は、英語で聞き返し・確認するフレーズも役立ちます。
ポドスピーキングチューター陣より：アポ取りは決まり文句の組み合わせで乗り切れます。ある受講生の方は、変更依頼に苦手意識がありましたが、お詫び + 代替案の型を練習したことで、海外取引先とのやり取りが落ち着いてできるようになりました。まずは3〜4個の表現を自分のものにするのがおすすめです。
まとめ・次のステップ
英語のアポ取りは、打診・提示・変更・確認の4場面それぞれに定番フレーズがあります。相手との距離感で丁寧度を選び分けるのがコツです。まずは今日紹介した表現を声に出して練習し、実際のメールやチャットで使ってみてください。体系的に学びたい方はビジネス英語 完全ガイド【初心者向け】から全体像をつかむとよいでしょう。
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無料体験を申し込むFAQ
Q. 英語で日程変更をお願いするとき、失礼にならない言い方は? A. まず「I’m sorry, but I need to reschedule(申し訳ありませんが、変更させてください)」と一言お詫びを述べ、続けて具体的な代替案を出すと丁寧です。理由は簡潔に添える程度で十分です。
Q. 「その時間で大丈夫です」は英語でどう言いますか? A. 「That time works for me.(その時間で問題ありません)」が最も自然です。丁寧な場面でもカジュアルな場面でも使えるため、まず覚えておくと便利です。
Q. チャットでアポを取るとき、略語やカジュアル表現は使ってよいですか? A. 相手が同僚や親しい間柄なら問題ありませんが、取引先や目上の相手には避けるのが無難です。使い分けの詳細はビジネスチャットの英語略語・カジュアル表現を参考にしてください。
Q. アポ確認のリマインドはいつ送るのが良いですか? A. 前日か当日の朝に「Just to confirm(確認ですが)」で始める短いメッセージが一般的です。丁寧かつ簡潔にまとめると好印象です。
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