謝罪・お詫びのビジネス英語メール【例文】
英語で謝罪・お詫びをするメールは構成と責任範囲の表現が鍵です。丁寧度別の例文と、誠意を伝える定型フレーズをまとめて解説します。
英語で謝罪・お詫びのメールを書くときは、謝罪・共感・対応策・再発防止の順で組み立てると誠意が伝わります。この記事では、丁寧度別のフレーズと、責任範囲を示す表現を例文つきで解説します。取引先や上司に安心して送れる型が身につきます。
謝罪メールの基本構成
謝罪メールは4つの要素で組み立てると誠意が伝わりやすくなります。まず謝罪、次に状況説明、対応策、最後に再発防止です。
- I am writing to apologize for the delay in our response.(ご返信が遅れたことをお詫びするためにご連絡しています。)
- We sincerely apologize for the inconvenience this has caused.(このたびはご迷惑をおかけし、心よりお詫び申し上げます。)
上の2文はいずれもフォーマルな表現で、取引先や社外の相手に安心して使えます。sincerely(心から)を添えると、より深い謝意が伝わります。
丁寧度別の謝罪フレーズ
相手やミスの重さに応じて、謝罪の強さを選ぶことが大切です。社外にはフォーマル、同僚にはカジュアルと使い分けます。
| 場面 | 英語フレーズ | 和訳 |
|---|---|---|
| 社外・重大 | We deeply regret any inconvenience caused. | ご迷惑をおかけしたことを深くお詫び申し上げます。 |
| 社外・一般 | Please accept our apologies for this mistake. | このたびの誤りについてお詫び申し上げます。 |
| 社内・同僚 | Sorry about the mix-up earlier. | 先ほどの手違い、ごめんなさい。 |
一番下の Sorry about …(〜についてごめんね)はカジュアルな表現です。親しい同僚には自然ですが、社外の相手や目上の人には避けたほうが無難です。依頼や催促と同様に、相手との距離感で言葉を選びます。ビジネスメール全体の型はビジネス英語 完全ガイド【初心者向け】でも確認できます。
責任範囲を示す表現
謝罪では、どこまで自分の責任かを明確にすると信頼につながります。全面的に認めるか、事実確認中かで表現を変えます。
- The error was entirely on our side.(この誤りは完全に弊社側にありました。)
- We take full responsibility for this issue.(本件について全責任を負います。)
- We are currently looking into what caused the problem.(現在、原因を調査しております。)
原因がまだ不明なときに責任を断定すると、後で食い違いが生じることがあります。looking into(調査中)のような表現で、事実確認中の姿勢を丁寧に伝えます。
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対応策と結びの書き方
謝罪だけで終わらせず、次にどう動くかを添えると印象が変わります。具体的な対応と、締めの一文をセットにします。
- We will send a corrected invoice by end of day.(本日中に修正した請求書をお送りします。)
- Thank you for your patience and understanding.(ご辛抱とご理解に感謝いたします。)
対応策では期限や手段を具体的に示すと安心感が生まれます。締めの Thank you for your understanding(ご理解に感謝します)は、謝罪メールの定番の結びです。件名や結びの詳しい型はビジネス英語メールの件名・結びの書き方も参考になります。
ポドスピーキングチューター陣より：謝罪メールで最も多い失敗は、Sorry を連発して軽く見えてしまうことです。ある受講生の方は、apologize と regret を場面で使い分ける練習をしてから、取引先への一斉遅延連絡を落ち着いて送れるようになりました。フレーズは声に出すと定着が早まります。
まとめ・次のステップ
謝罪メールは、謝罪・状況説明・対応策・再発防止の型を押さえれば怖くありません。相手との距離感でフォーマルとカジュアルを選び、責任範囲は事実に沿って丁寧に示すことが大切です。まずは今日紹介した定型フレーズを1つ、実際のメールで使ってみてください。
とっさの謝罪も、練習すれば自然に言えるようになります。
無料体験を申し込むFAQ
Q. Sorry と I apologize はどう使い分けますか。 A. Sorry(ごめんなさい)はカジュアル寄り、I apologize(お詫びします)はフォーマルです。社外や目上の相手には I apologize を選ぶと丁寧に伝わります。
Q. 自分に非があるか分からないときは、どう謝ればよいですか。 A. 責任を断定せず、We are looking into it(調査中です)と伝えるのが無難です。迷惑をかけた事実にはお詫びし、原因は確認後に説明します。
Q. 謝罪メールの件名はどう書けばよいですか。 A. Apology for the delayed shipment(発送遅延のお詫び)のように、用件を端的に示します。件名で謝罪だと分かると、相手も心の準備ができます。
Q. 何度も謝る必要はありますか。 A. 冒頭で1回しっかり謝れば十分です。繰り返すと軽く見えるため、対応策や感謝の言葉に切り替えるほうが誠実に伝わります。
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