ビジネス英語の電話対応【定番フレーズ】
取り次ぎ・伝言・折り返しまで、ビジネス英語の電話対応で使える定番フレーズを場面別に解説します。丸暗記に頼らず自分の言葉で話すコツも紹介します。
英語の電話は相手の顔が見えず、聞き取りも難しく、苦手意識を持つ方が多い場面です。この記事では「ビジネス英語の電話対応」で使える定番フレーズを、取り次ぎ・伝言・折り返しなど場面別に整理します。読み終える頃には、あわてずに一言目を出せるようになります。
電話を受けるときの第一声は何と言えばよいですか
まず社名と自分の名前を名乗り、用件を尋ねるのが基本です。最初の一言を型として持っておくと、動揺せずに落ち着いて対応できます。
- 「Hello, ABC Company. How may I help you?(はい、ABC社です。ご用件を伺います)」
- 「This is Tanaka speaking.(田中が承ります)」
- 「May I ask who’s calling, please?(どちら様でしょうか)」
「How may I help you?」は「ハウ メイ アイ ヘルプ ユー」と発音しますが、カタカナ読みだけに頼ると細かい音がつぶれてしまいます。実際の音声で耳を慣らす練習も並行するのがおすすめです。あいさつ全般はビジネス英語のあいさつ【丁寧表現】も参考になります。
担当者への取り次ぎは英語でどう言いますか
相手の名前を確認し、少しお待ちくださいと伝えてから取り次ぎます。保留にする際は一言添えるのが一般的とされ、無言で切り替えると失礼な印象を与えます。
- 「Could you hold on for a moment, please?(少々お待ちいただけますか)」
- 「I’ll put you through to Mr. Sato.(佐藤におつなぎします)」
- 「I’m afraid he’s on another line right now.(あいにく佐藤はただいま別の電話に出ております)」
担当者が不在のときは、次の伝言や折り返しの案内につなげます。
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伝言や折り返しをお願いするフレーズは
伝言を預かるときと、折り返しを依頼するときで表現を使い分けます。相手の連絡先を復唱して確認すると、聞き間違いを防げます。
- 「May I take a message?(伝言を承りましょうか)」
- 「Could you tell him to call me back?(折り返しのお電話をお願いできますか)」
- 「Let me repeat your number to make sure.(念のため番号を復唱いたします)」
聞き取れなかったときは、遠慮せず聞き返すことが大切です。「Could you speak more slowly, please?(もう少しゆっくり話していただけますか)」のように丁寧に頼めば、相手も快く応じてくれます。電話と同じ表現はメールでも活きるので、英語ビジネスメールの書き方【例文集】もあわせて確認しておくと安心です。
フレーズの丸暗記だけで対応できますか
丸暗記は入口として有効ですが、それだけでは想定外の質問に対応しきれません。型を土台にしつつ、自分の言葉で言い換える柔軟さを一緒に育てることが大切です。
電話対応は他のビジネス英語スキルと地続きです。全体像を体系的につかみたい方は、ハブ記事のビジネス英語 完全ガイド【初心者向け】から学習の順序を確認するとよいでしょう。会議での発言に不安がある方は英語会議で使うフレーズ【進行・発言】も役立ちます。
ポドスピーキングチューター陣より：ある受講生の方は、電話が鳴るたびに固まってしまうとお悩みでした。そこでレッスンで受電のロールプレイを繰り返したところ、一言目が自然に出るようになりました。フレーズは覚えるだけでなく、声に出して反応する練習が上達の近道です。
まとめ・次のステップ
ビジネス英語の電話対応は、場面ごとの定番フレーズを型として持つことから始まります。受電の第一声、取り次ぎ、伝言・折り返しの3つを押さえれば、多くの場面に落ち着いて対応できます。次のステップとして、覚えたフレーズを実際に声に出す練習に進みましょう。
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英語で電話に出るとき、最初は何と言えばいいですか 社名と自分の名前を名乗り、「How may I help you?(ご用件を伺います)」と続けるのが一般的です。まずこの型を口に出せるようにしておくと安心です。
相手の英語が速くて聞き取れないときはどうすればいいですか 「Could you speak more slowly, please?(もう少しゆっくり話していただけますか)」と丁寧に頼みましょう。聞き返すことは失礼ではなく、正確な対応のために必要です。
担当者が不在のときは何と伝えればよいですか 「He’s not available right now.(ただいま席を外しております)」と伝え、伝言や折り返しを案内します。相手の連絡先は復唱して確認すると確実です。
カタカナ発音の練習だけで十分ですか 入口としては役立ちますが、それだけでは実際の音を聞き取りにくくなります。カタカナは補助にとどめ、ネイティブの音声で耳を慣らす練習も並行しましょう。
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